Import skladových kariet zo súboru CSV

V tomto návode si predstavíme import skladových kariet do aplikácie iKelp Predajca od vytvorenia CSV súboru pre import, až po samotný import položiek. Nájdete tu aj tabuľku s obsahom parametrov a ich umiestnením v aplikácii pomocou ktorých je možné importovať jednotlivé hodnoty. Súbor ktorý budeme importovať si vytvoríme v aplikácii Microsoft Excel, na základe popísaných atribútov. 

Popis parametrov ktoré je možné importovať do aplikácie iKelp Predajca.

Hlavným parametrom pre import skladových kariet je parameter Vlastnosti/Kod, ktorý je jednoznačným identifikátorom skladovej karty. V prípade, že dve skladové karty budú mať zhodný tento paramter, na skladovú kartu budú importované údaje vyplnené na poslednej karte s daným parametrom. Ostatné údaje uvedené v tabuľke sú voliteľné. Pri prvotnom importe Vám však odporúčame mať minimálne vyplnené údaje označené zelenou farbou. 

Kliknutím na tlačidlo Stiahnuť je možné stiahnuť vzorový súbor, ktorého úpravou môžete naimportovať Vaše údaje do databázy. Popis jednotlivých stĺpcov a ich umiestnenie v aplikácii je zobrazené v tabuľke vyššie. Následným uložením súboru vo formáte CSV je možné dáta naimportovať do databázy. Ako vytvoriť CSV súbor sa dočítate v tomto návode, v časti Príprava súboru pre import.

 Vzorový súbor pre import kariet z CSV (0,01 MB)

Odporúčania

Import skladovej ceny a množstva: v aplikácii sa skladová cena definuje prvotným príjmom. V prípade, že potrebujete mať tento údaj naimportovaný, odporúčame na to použiť parameter Dodavatelia/Dodavatel/Cena a Dodavatelia/Dodavatel/Mn ako názov dodávateľa Dodavatelia/Dodavatel/NazovDod vyplniť obchodné údaje Vašej spoločnosti.

Príprava súboru pre import

Spustite aplikáciu MS Excel a pripravte si vzorové údaje pričom v riadkoch si nadefinujte parametre ktoré budete importovať a do sĺpcov si pripravte jednotlivé hodnoty pre import. Poradie jednotlivých atribútov nie je rozhodujúce, parametre ktoré nebudete importovať nemusíte definovať. (Ak si pripravíte súbor pre import a viete, že v ňom budete ešte robiť zmeny, vo všeobecnosti nie je vhodné upravovať CSV súbor. Preto si po príprave súboru tento uložte ako dokument MS vo formáte *.xls alebo *. xlsx a tento môžte bez problémov upravovať.)

Vzor pripraveného súboru pre import

Ak máte súbor pripravený, uložte ho ako CSV súbor. Postup krokov pre vytvorenie súboru vo formáte CSV v aplikácii MS Excel 2010.

1. V menu aplikácie kliknite na Súbor (angl. File).
2. Z ponuky vyberte možnosť Uložiť ako (angl. Save As).
3. Vyplnte názov súboru v poli Názov súboru (angl. File Name).
4. V ľavej časti zobrazeného okna, v strome súborov vyberte umiestnenie uloženia súboru.
5. Kliknite na rozbalovacie okno Uložiť vo formáte (angl. Save as type),
6. Z ponuky vyberte možnosť CSV (Oddelený čiarkami) (angl. CSV (Comma delimited))
7. Kliknite na tlačidlo Uložiť (angl. Save).

Import údajov do aplikácie iKelp Predajca

Pred prvým importovaním skladových kariet Vám odporúčame vykonať zálohu dát aplikácie, aby bolo možné sa v prípade problému vrátiť späť. Pred samotným importom je potrebné v nastaveniach aplikácie pridať tzv. Addins, pomocou ktorých je možné import vykonať. Addins je možné pridať kliknutím na možnosť Rozšírenia, v strome nastavení a následným kliknutím na tlačidlo Pridať, pridajte "Základné" a "Základné pre import".

1. Karty (alebo Skladové karty) zobrazíte kliknutím na Sklad -> Karty v hlavnom menu aplikácie alebo kliknutím na tlačidlo s písmenom K na nástrojovej lište.
2. Kliknite na tlačidlo I -> Import Karty CSV, vyberte Vami pripravený CSV súbor.
3. Kliknite na tlačidlo Otvoriť (angl. Open).
4. Zobrazí sa Vám zoznam kariet ktoré obsahuje načítaný CSV súbor.
5. Označte skladové karty ktoré si prajete importovať, pravým tlačidlom na myši označíte všetky karty naraz.
6. Kliknite na niektorú z onačených kariet pravým tlačidlom myši a zvoľte -> 1. Zápis záznamov.
7. Kliknutím na tlačidlo Ano (angl. Yes) potvrdíte spracovanie označených položiek.
8. V okne skladových kariet (K) kliknite v pravo hore na tlačidlo Obnoviť, alebo zatvorte a otvorte formulár zo skladovými kartami.
9. Označte pomocou pravého tlačidla myši a vykonajte prepočet skladových pohybov na označených kartách. (Viac informácií o možnosti vykonania prepočtu pohybov na kartách sa dočítate v návode Prepočet skladových pohybov na označených kartách.)

V prípade, že importuje do aplikácie skladové kategórie, po importe je potrebné potvrdiť ich uloženie. (Uloženie zmeny poradia skladových kategórií je potrebné vždy, keď dochádza k ich zmenám alebo hromadnému vytváraniu. Tento úkon je potebné vykonať pre správne zobrazovanie a filtrovanie skladových kariet podľa kategórií).

1. Vyberte v menu Nastavenia -> Kategórie, zobrazí sa okno s nastaveniím kategórí.
2. Kliknite pravým tlačidlom na názov niektorej z kategórií.
3. Z ponuky vyberte možnosť Uložiť zmenu poradia.

Rozšírené nastavenia pre import

V nastaveniach aplikácie v časti Sklady -> Karty, je možné nastaviť chovanie aplikácie pri dodatočnom importe skladových kariet a ich ďalších hodnôt.

Dodatočný import skupín, kategórií a dodávateľov

• Ak potrebujete dopĺňať tieto údaje pri importe, použite paramerte s hodnotou TRUE, opačnom prípade budú existujúce údaje nahradené, prípadne aplikujte nastavenia zobrazené na obrázku vyššie:
• Skupiny/@pridaj
• Kategorie/@pridaj (Kategorie/@neprepis)
• Dodavatelia/@pridaj (Dodavatelia/@neprepis)

Import užívateľských (rozšírených) vlastností

V prípade, že na kartách máte vyplnené rôzne užívateľské vlastnosti, je možné do aplikácie importovať aj tieto, je však potrebné dodržať niekoľko základných podmienok.

• Ak importujete užívateľské vlastnosti do databázy, je potrebné mať tieto najprv v nastaveniach založené.

• Pri zakladaní novej vlastnosti je potrebné minimálne vyplniť (vlastnosť je možné vytvoriť kliknutím pravého tlačidla myši do zoznamu vlastností a z ponuky vybrať možnosť Nová vlastnoť):

• Názov - názov vlastnosti. (Pod názvom sa daná vlastnosť bude zobrazovať v aplikácii.)
• Typ - je potrebné nastaviť typ hodnôt danej vlastnosti. (Napr. reťazec, ak sa jedná napr. o farbu, výrobcu, alebo celé číslo ak sa jedná o rok vydania, výroby a pod.)
• Exp. názov - jedná sa o parameter na základe ktorého dôjde pri importe k správnemu spárovaniu vyplnených hodnôt jednotlivých vlastností. Parameter je potrebné zadať bez diakritiky, a pred názvom dať písmeno X (napr. XOdroda, XFarba a pod.). Pozor pri následnom importe. Pri vypĺňaní hlavičky daného stĺpca Excel automaticky opravuje názvy na Xodroda, Xfarba a následne import nebude fungovať správne.

• Vyplniť správne hlavičku v pripravenom CSV súbore aby sa importované údaje správne spárovali. (napr. Vlastnosti/XRocnik, Vlastnosti/XOdroda. V prípade, že jedna vlastnoť má viacero hodnôt, tieto sa pridávajú v tvare Vlastnosti/XOdroda[1], Vlastnosti/XOdroda[2].)

• Priradiť vytvorené vlastnosti konkrétnej kategórii. Vlastnosti je možné definovať konkrétnej kategórii, pretože v rôznych kategóriach zvyčajne bývajú rôzne vlastnosti. (Vlastnosti sa kategóriam definujú v časti Nastavenia -> Kategórie. Kliknutím na konkrétnu kategóriu je možné v záložke Vl. schéma kliknutím pravým tlačidlom myši vytvorenú vlastnosť priradiť danej kategórii.)

Import skladových kariet a Off-line predaj

V prípade, že budete po importe skladových kariet používať predaj cez aplikáciu iKelp Predajca v režime OFF-line, (predaj je realizovaný priamo na registračnej pokladnici a predané položky sú z pokladnice sťahované do aplikácie pre ich odpis zo skladu) je potrebné skladovým kartám vygenerovať príznaky pre použitie s registračnou pokladnicou. Na skladovú kartu sa tak zapíšu údaje vo formáte potrebnom pre komunikáciu s pokladniciou.

Vygenerovanie príznakov

1. Označte skladové karty - Ak už máte skladové karty naimportované, kliknutím pravého tlačidla myši označte všetky karty.
2. Kliknite na tlačidlo OFF-line.
3. Kliknite na tlačidlo Príznaky v zobrazenom okne, vyberte formát "EURO2000T/TE, 500T/TX" (tento formát je zhodný zo všetkými registračnými pokladnicami od spoločnosti ELCOM), prípadne vyberte typ EURO2500TX pre daný typ pokladnice.
4. Kliknutím na tlačidlo Vykonaj, spustíte proces pregenerovania príznakov pre pokladnice.
5. Následne odporúčame pokračovať návodom Predaj - Off-line - nastavenie a export skladových kariet.

Praktické skúsenosti

• Po importe skladových kariet je potrebné v aplikácii nastaviť masku a číslo poslednej karty aby aplikácia mohla plynule pokračovať v číslovaní skladových kariet ktoré už po importe budú vytvárané v aplikácii. Napr. importovali ste skladové kategórie s číselnými kódmi kariet v poradí od 1 - 2541, v nastaveniach nastavte masku pre generovanie 4 - miestneho kódu a číslo poslednej karty ktorá je v aplikácii založená teda 2541. Nasledovná karta bude mať pridelený kód 2541 + 1. Maska a poradové číslo karty nastavíte v nastaveniach aplikácie, v časti Sklady -> Karty -> Prideľovanie kódu nový skladovým kartám. Nastavte masku, v našom prípade <C4> a kliknite na tlačidlo .... V zobrazenom okne pridajte nové obdobie kliknutím na tlačidlo Pridať. Do poľa Číslo zadajte číslo poslednej importovanej karty. Viac o nastavení popisuje návod Hlásenie aplikácie: Zadaný kód je už použitý, zadajte iný!

• Pozor na formáty jednotlivých údajov ktoré sa snažíte importovať. Pozor,pri dodatočnom otvorení už pripraveného CSV súboru tento zmení formáty niektorých polí a nemusia sa Vám tak podariť naimportovať všetky údaje. Napr. v prípade nesprávneho formátu EAN kódu, budú položky s takto vyplneným EAN kódom preskočené. (Napr. skladová karta má v pripravenom CSV pre import EAN kód 8591254789621. Ak dôjde k nesprávnemu otvoreniu pripraveného CSV súboru, dôjde k zmene formátu EAN kódu na 8,59125E+12.) Ak potrebujete otvoriť už pripravený CSV súbor, alebo súbor napr. vyexportovaný z registračnej pokladnice, postup je popísaný v návode Import skladových kariet z registračnej pokladnice ELCOM.

• Pri importe skladových kariet z registračnej pokladnice, ak tieto nemajú vyplnený EAN kód, odporúčame Vám EAN vo formáte "0000..." ponechať ako prázdny údaj bez vyplnenia. Pozor, pri importe dochádza ku kontrole EAN a v prípade, že niektoré karty majú rovnaký, bude importovaná posledná karta s týmto EAN kódom aby nedošlo k duplicitnému zápisu. (Napr. ak importujete dva karty, ktoré majú vygenerovaný EAN kód z reg. pokladnice vo formáte 0000000000000, naimportuje sa len druhá karta, resp. posledná karta v poradí s daným EAN kódom. Pred samotným importom Vám odporúčame vyfiltrovať karty s týmto EAN kódom, a tento následne vymazať.) Odporúčame importovať len reálne EAN kódy.

Otvorením CSV súboru priamo do Excelu dôjde k zmene formátu údajov

Súvisiace návody

• Prvotné naskladnenie tovaru - import príjemky

 by Ing. Lukáš Krajčír